Eventi culturali: come realizzarne uno in tempi di pandemia e perché

Gli eventi culturali sono un motore economico molto interessante. Lo sa bene il Ministero dei Beni Culturali, che ha lanciato diverse iniziative anche in questo periodo, quando musei e teatri sono chiusi. In queste condizioni, molti eventi si stanno sviluppando attraverso i social network, i video e l’esperienza digitale in genere.

Per poter affrontare questa sfida, un’agenzia eventi Milano può essere d’aiuto per gestire la comunicazione prima, durante e dopo l’evento. Non solo. Possono rendere disponibile un evento in sede quando i tempi saranno migliori. Come fare per ottenere questi risultati e come funziona un evento culturale davvero di successo?

 

  • Eventi culturali: come realizzarne uno

 

Per realizzare un evento culturale, è importante definire subito perché quell’evento è culturale. Se si tratta di una mostra, l’evento è culturale perché mostra opere d’arte. Un concerto è un evento culturale perché propone una forma d’arte che è la musica. Di solito, il concerto di un rapper è definito culturale dalla stampa, ma non può essere considerato sempre culturale se chiedi sostegno o patrocinio a enti pubblici o privati.

Così, conviene fare subito un briefing per capire l’argomento dell’evento e definire già quali enti pubblici e privati possono essere interessati a sponsorizzarlo, a promuoverlo, o semplicemente a patrocinarlo. Una volta definito questo primo obiettivo, tutti gli altri andranno a seguire come una catena.

 

  • Online o in sede?

 

In tempi di pandemia, si deve scegliere se realizzare l’evento in sede, oppure su Internet, in streaming. Una scelta non esclude l’altra. Si può scegliere l’evento in sede se le condizioni lo permettono e progettare insieme anche un evento in streaming.

Questo secondo evento può avvenire mentre si sta realizzando quello in sede, oppure in un secondo momento. È tutta una questione di strategia e di comunicazione.

Organizzare l’evento in sede ha delle difficoltà al momento, ma ha anche i suoi vantaggi. Si può programmare più in avanti, anticipando e rendendo più leggero qualche costo. Gestire gli ingressi può essere un vantaggio, perché non si devono gestire tante persone, soprattutto se è il primo evento culturale che si organizza.

La sede non deve essere per forza riferita a un aspetto culturale. Si possono creare delle estemporanee in un negozio, se è abbastanza grande. Anche i laboratori sono considerati eventi culturali.

Per l’evento online, dovrai seguire il flusso dei commenti degli utenti su diversi canali social nello stesso momento e dovrai offrire un contenuto che abbia un valore culturale.

L’evento in sede è quello online hanno bisogno di una strategia efficace di comunicazione, prima dell’evento culturale, ma anche mentre questo si sta sviluppando.

 

  • Come chiedere il patrocinio

 

Per chiedere il patrocinio da parte di un ente pubblico, l’evento culturale deve avere in qualche modo un collegamento con il territorio. Non basta che l’evento sia organizzato in un territorio preciso. Deve anche rappresentare qualcosa di importante dal punto di vista turistico e pubblicitario.

Così, una mostra che rappresenta i monumenti storici di quella città avrà più possibilità di ottenere un patrocinio rispetto a un evento con una mostra generica, magari organizzata all’ultimo minuto.

La richiesta di patrocinio si può fare con largo anticipo. I moduli sono a disposizione direttamente sui siti degli enti che si vogliono coinvolgere.

Poi si ottiene un appuntamento con un referente dell’ente. Per il Comune, il riferimento può essere l’assessore alla cultura o ai Beni Culturali. Quando si arriva all’incontro con il referente, è importante avere già i documenti con delle idee con cui si vuole coinvolgere l’ente.

Il patrocinio non è per forza un aiuto economico, ma può diventare l’accesso gratuito alla location, oppure la affissione gratuita di manifesti che possano in qualche modo promuovere l’evento culturale.

Oltre al patrocinio, si possono chiedere anche delle sponsorizzazioni.

 

  • La gestione dell’evento culturale

 

Per la gestione dell’evento culturale, ci si deve affidare a una persona che abbia dei riconoscimenti a livello accademico e/o culturale. Un docente universitario o un critico d’arte può attirare un pubblico scelto, a patto di avere già una certa notorietà personale.

Potrai poi organizzare un rinfresco o altro se l’evento prevede diverso tempo di attenzione. Le attività andranno pianificate prima.