Il calcolo del rimborso chilometrico

Calcolare e ottenere il rimborso delle spese di viaggio aziendale non è semplicissimo come dovrebbe essere, bisogna tenere in considerazione varie condizioni e requisiti, dal numero di cavalli usato dal mezzo, alla proprietà dello stesso, fino al tipo di carburante.

A cercare di dare un minimo di semplificazione ci ha pensato l’Agenzia delle Entrate grazie alle tabelle ACI, che vengono aggiornate due volte l’anno e aiutano ad effettuare il calcolo del rimborso.

Per viaggio aziendale si intende qualsiasi spostamento rispetto alla sede di lavoro che avviene in modo temporaneo e circoscritto e in via eccezionale. Scopriamo di più.

A chi spetta e quali sono i requisiti per ottenere il rimborso chilometrico?

Una delle clausole per richiedere il rimborso chilometrico riguarda la proprietà del mezzo, infatti, se questo è aziendale, i costi sono già coperti dall’azienda e, quindi, non può essere fatta la richiesta di rimborso.

Al contrario,  se l’autovettura è usata durante la trasferta di lavoro è di proprietà del dipendente, oppure, l’ha presa a noleggio, il lavoratore avrà diritto al rimborso.

Nel rimborso chilometrico vengono considerate due categorie di spesa: proporzionali e non proporzionali. Le prime, come è facile intuire, sono quelle che aumentano in base all’utilizzo del mezzo, come la benzina, mentre le non  proporzionali, sono quelle una tantum come l’assicurazione e il bollo auto. Poi ci sono anche i cosi accessori come il parcheggio, il pedaggio e simili.

Ci sono anche altri elementi che possono essere ritenuti rilevanti per il calcolo rimborso chilometrico, previo accordo tra le due parti, come il valore del mezzo usato al momento dell’acquisto, il costo dell’assicurazione e del bollo, il consumo delle gomme e delle parti meccaniche, dei fluidi e altri fattori legati al mezzo.

Tabelle ACI

Sul sito ufficiale dell’ACI è possibile trovare le tabelle aggiornato e il relativo software per poter effettuare il calcolo online, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Il calcolo avviene automaticamente ma bisognerà avere premura di inserire correttamente i dati relativi alle spese di viaggio, in modo da poter commutare l’importo dovuto.

Con le tabelle Aci è possibile calcolare i costi di viaggio dei veicoli che non superano i 17 cavalli di potenza per veicoli a benzina e i 20 cavali per quelli a diesel. Per poter utilizzare il software bisogna prima registrarsi al sito ACI, seguendo la semplice procedura a disposizione.

È senza dubbio il modo più semplice per effettuare il calcolo in modo standardizzato per le spese sostenute, ma nel caso in cui ci siano accordi particolari che prevedono variazioni nel rimborso tra aziende e lavoratore, sarà necessario provvedere in prima persona al calcolo del rimborso.

 Rimborso chilometrico e tassazione

Come detto inizialmente, è fondamentale conservare la documentazione per attestare le spese di viaggio, questo perché permette di dimostrare, in caso di controlli, la corrispondenza tra le tasse pagate o non pagate e il viaggio fatto.

Infatti, in base alla destinazione e il luogo di partenza del viaggio aziendale, la tassazione può variare:

  • Se il viaggio di lavoro ha una destinazione che si trova fuori dai confini del comune in cui ha sede l’azienda, il rimborso chilometrico è esente da tassazione.
  • Se il viaggio di lavoro si trova nello stesso comune in cui si lavora abitualmente, i rimborsi vengono considerati come concorrenti a formare il reddito e prevedono l’applicazione della tassazione prevista.
  • Se il lavoratore intraprende il viaggio partendo dalla sua abitazione, si considera se la distanza tra destinazione e abitazione del lavoratore sia maggiore o minore di quella tra destinazione e sede di lavoro abituale. Se la distanza risulta essere maggiore, la differenza che risulta nel rimborso deve essere tassata come reddito imponibile.

Infine, per ottenere la deducibilità sul rimborso chilometrico per viaggi fuori dal comune dove si lavora il lavoratore deve assicurarsi che il mezzo usato non superi i 17 cavalli fiscali se auto a benzina, e i 20 cavalli fiscali di potenza se auto a diesel.