Quanto è importante la Business intelligence per le aziende?

La Business Intelligence (BI) può essere definita come un complesso di processi aziendali che trasformano i dati acquisiti e realizzati in fase produttiva in valori significativi, che consentono di analizzare le prestazioni storiche, attuali e probabili per il futuro dell’azienda.

Come avveniva la gestione documentale e l’elaborazione dei dati nel passato?

In passato le attività relative alla Business intelligence esistevano, ma erano eseguite attraverso la raccolta manuale dei dati da fonti cartacee, l’organizzazione dei dati in fogli di calcolo realizzati a mano e la loro successiva elaborazione con un report finale statico e difficilmente realistico, soprattutto nelle grandi aziende, la cui quantità dei dati risultava elevata e difficile da gestire senza un ausilio virtuale. Inoltre, tali dati dovevano essere ottenuti da tutte le aree funzionali all’interno del sistema produttivo aziendale e questo processo di gestione ormai obsoleto portava via ore di lavoro utile e poca affidabilità dei risultati ottenuti.

Cosa è cambiato oggi?

Oggi le soluzioni di gestione documentale con software gestionali che lavorano con moduli BI integrati consentono di raccogliere i dati, organizzarli in maniera sicura e completa virtualmente e fornire report dinamici, analizzando una ad una le voci che si vogliono evidenziare e generando il trend futuro dell’azienda in base ai dati concreti forniti. La completa visione d’insieme dei processi produttivi aziendali garantita dai software di Business intelligence permette alle aziende grandi, ma anche a quelle medio – piccole, di ridurre al minimo le ore di lavoro di produzione, archiviazione ed elaborazione documentale, di avere tempi certi di consegna merci e di valorizzare il potenziale dell’azienda, ottimizzando i settori ben avviati e tagliando le spese inutili. Analizziamo i vantaggi della Business Intelligence per le aziende di seguito.

Dati reali in tempo reale per un rapido processo decisionale

Uno dei vantaggi più tangibili del software di Business Intelligence che agevola la gestione documentale in azienda è la capacità di fornire ai manager d’azienda una visione in tempo reale dei dati necessari per prendere decisioni intelligenti a breve e lungo termine. Tenere sotto controllo i costi, i ricavi, rende agevole conoscere il reale profitto che l’azienda incassa, al fine di sapere quanto, dove e come l’azienda può investire sui processi produttivi. È anche possibile, in questo modo, controllare tutti i processi di lavorazione e analizzare gli eventuali scarti che, qualora eccessivi, possono far perdere capitale utile all’azienda e vanno necessariamente tagliati.

Report dinamici a portata di ogni utente coinvolto nella gestione dati

Il report dell’analisi dati di un software di Business intelligence consente agli utenti di visionare e aggiornare i dati in base alle esigenze della lavorazione, in tempo reale e in maniera sincronizzata in tutti i reparti della gestione documentale.

Gerarchia del cubo per spacchettare i dati

Tutti i dati vengono settorializzati e incasellati in cartelle apribili a cascata. Ciò consente di visionare le macro aree documentali e scendere nel dettaglio aprendo di volta in volta le cartelle. Sono realizzati automaticamente grafici e diagrammi che mettono in comunicazione diversi tipi di dati, in base alle esigenze aziendali. Spacchettare i dati, dalla visione d’insieme di un cubo ideale in altri piccoli cubetti che formano il sistema documentale, è il modo più intuitivo per rendere comunicabile ogni aspetto della produzione aziendale, dal modo in cui ogni prodotto viene realizzato ai costi che intercorrono fra una lavorazione e l’altra.

Sincronizzazione raccolta dei dati da più parti in tempo reale

Un software di Business intelligence è abbastanza potente da garantire una sincronizzazione dei dati in tempo reale e un’archiviazione immediata e settorializzata da più punti della catena di produzione, nel pieno rispetto delle norme e con la massima sicurezza